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Canadian Federation of
Medical Students
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About the CFMS
The CFMS is an organization representing over 8,000 medical students from 15 Canadian medical student societies from coast to coast. We represent medical students to the public, to the federal government, and to national and international medical organizations.
CALL FOR NOMINATIONS: CFMS BOARD OR DIRECTORS 2022-2023 BY-ELECTION
June 16, 2022

La version en français suivra.

About the CFMS

For over forty years the Canadian Federation of Medical Students (CFMS) has been the national voice that represents over 8,300 medical students at fifteen schools across Canada.

Our three-fold mandate seeks:

   1. To communicate national medical education issues of importance to medical students and facilitate communication and connect medical students among member schools.

   2. To provide services that support the needs of member medical students.

   3. To support medical students by representing their voices among the national organizations that direct or influence the policy environment or delivery of medical education in Canada. It also represents medical students in organizations with broad health care mandates.

The Canadian Federation of Medical Students will be holding a by-election at a Special General Meeting (SGM) on Zoom August 7th, 2022. During this meeting, we look forward to electing medical students for the following positions for the CFMS 2022-2023 Board of Directors which remained unfilled commencing the SGM in Calgary, AB: 

·   Vice-President Communications (1)

·   Director of Indigenous Health (2) *NEW*

·   Atlantic Regional Director (1)

·   Quebec Regional Director (1)

·   Ontario Regional Directors (1)

Requirements:

Interested individuals must complete this online form which asks for the following information:

·  Name and email address

·  A photo

·  A brief bio/ letter of intent (no more than 250 words)

·  A condensed CV (no more than 2 pages)

Nominations for all CFMS 2022-2023 Executive Board positions must be received no later than Sunday, July 31, 2022, at 11:59 pm PDT. Nominations will close strictly at this time.

Nominations Process:

The CFMS recognizes three separate elections:

  1. Election of the President
  2. Election of the Vice-Presidents and Portfolio Directors
  3. Election of the Regional Directors

Please note, individuals are permitted to run for up to one position in each of the above three elections. For example, an individual may submit nominations for President, Vice-President Communications, and Western Regional Director at the same time. The election categories will be elected in the order that they are listed above, starting with President and ending with the Regional Directors. Should an individual be elected to a position, their nominations for subsequent positions will automatically be withdrawn. Individuals interested in running for multiple positions must complete the online form for all positions ​no later than 11:59 pm PDT on Sunday, July 31, 2022.

Note: the President Elections will not be held as part of the by-elections as the role was filled at SGM.

Promptly following the close of nominations, the General Assembly will have access to the candidates’ letter of intent and CV. Candidates running for secondary positions in subsequent categories may choose to keep secondary nominations private until results are completed for the most senior elections – at which time if they are unsuccessful and would still like to run for other positions they have submitted a nomination for, the nomination can be uploaded to the website and shared publicly.

Who can run?

As per the CFMS By-laws, “Only individual medical student members and individual members-at-large who have attained the age of eighteen years, are in good standing with the Federation and the federal government as per the Act, and have the capacity to contract shall be eligible for election to the Board of Directors”.

While previous experience with the workings of the CFMS is strongly encouraged, it is not required. Applicants are encouraged to reach out to individuals in the position they are running for, or others that may help you gain further insight into the role and responsibilities. Applicants are also encouraged to read the Terms of Reference for positions they are running for. Please note: there have been many changes in the organization this past year, and while we are working to update our Terms of References it is advised to also seek insight from position holders for the most accurate depiction of the roles at this time. Applicants are not permitted to campaign through advertisements of social media, and individuals with a current CFMS email address may not use it to campaign from. 

The CFMS is committed to furthering equity, diversity, and inclusion at all levels of the organization. It is critical that we have leadership that reflects the diversity of the medical profession and the communities we serve. We encourage nominations from candidates of all backgrounds and experiences, particularly those who have been historically underrepresented in medicine such as women, 2SLGBTQ2IA, Indigenous Peoples, Persons with Disabilities, visible minorities/racialized groups, and other underrepresented groups.

The work being done to further equity, diversity, and inclusion is the responsibility of all members of the CFMS Executive Board and has been integrated into each position’s Terms of Reference and organization By-Laws to highlight this.  

All applicants should review the CFMS Code of Conduct prior to submitting a nomination, to ensure you are comfortable with the expectations of a CFMS Executive Board.

To encourage transparency and program buy-in for board duties given the significant time commitment, medical students who are interested in running for the CFMS Executive Board should consider discussing the opportunity with their medical program before they run. 

For planning purposes, please note, in addition to attending AGM 2022, SGM 2023 and AGM 2023, the CFMS Executive Board attends a 2 day Summer Board Meeting, 3 day Fall Board Meeting, 2 day Winter Board Meeting and another 2 day Summer Board Meeting.

Election Process:

The elections will take place at the CFMS Special General Meeting (SGM) on Zoom which will be held August 7th, 2022. Vice Presidents and Portfolio Director elections will be held in the morning and Regional Director elections will be held in the afternoon. The meeting time will be set to accommodate all timezones and as such will fall somewhere around the middle of the day.

Votes will be cast by medical student society representatives and members of the CFMS Board of Directors, as detailed in the CFMS By-laws. All CFMS elections will be conducted in accordance with the CFMS By-laws and CFMS Elections Policy Document in a manner that maintains the highest level of process integrity. 

Speeches:

All candidates will be expected to deliver a short speech. Speeches will be delivered live on Zoom or by proxy (read by Past President or a designated member of the students’ medical society) if the student is unable to attend.For Director and VP candidates, speeches must be no more than three (3) minutes, followed by a three (3) minute question period.

Question periods will be facilitated by the Chief Returning Officer. If a candidate is not able to attend in person, they will be voice-called into the meeting to answer questions after the proxy has read the speech on their behalf. Please note that video-recorded or webcast speeches are not permitted. Designated time constraints will be enforced by the Chief Returning Officer.

Candidates must notify [email protected] by August 6th, 2022 if they wish to deliver a speech by proxy.

Term Details

Newly elected board members, including the Regional Directors, Portfolio Directors, and Vice Presidents elected as part of the by-election at the Special General Meeting 2022, will officially commence their roles at the conclusion of the CFMS AGM 2022, September 16-17 in Vancouver, BC. The time period between SGM 2022 and AGM 2022 is designated as transition time for the new board members to learn their roles and prepare for their term. Each position is for a one-year term ending at AGM 2023.

Please refer to the executive reports (posted to the Spring General Meeting 2022 webpage), Terms of Reference, and the by-laws for further information on each position. A brief description of each position can also be found below. We highly encourage you to speak with the individual(s) holding the roles currently for more information as well. For questions, please contact our General Manager, Victoria Radburn, at [email protected]

Please consult the attached document for descriptions of the available positions. We sincerely encourage you to consider applying for these positions. This is an excellent opportunity to get involved, make a difference, and be an integral part of an effective and reputable student organization.

Available positions

Vice-President Communications

The Vice-President Communications (VP Comms) is responsible for internal and external communication, including strategy and policy, the website, and the publications of the CFMS. The VP Comms actively moderates the representative email listserv and other servers. They are responsible for maintaining regular contact with individual CFMS representatives and the medical societies. The VP Comms is responsible for some communication with external organizations and should be familiar with the exercise of writing a press release and circulating information in the media. The VP Comms works with the General Manager to facilitate partnerships with other organizations. The VP Comms works closely with the Communications Coordinators for each portfolio to facilitate consistent branding and messaging of content. The position involves close collaboration with the Information Technology staff and facilitates updates to the website. The VP Comms has overall responsibility for the web presence of the CFMS, including ensuring that all content on the website, social media, and in the CFMS Monthly is up-to-date and reflective of the overall CFMS communications strategy. Please learn more about the role by reviewing the VP Communications Terms of Reference. To reach out to our current VP Communications, Danielle Judd, please email [email protected]

Directors of Indigenous Health

The Directors of Indigenous Health are responsible for coordinating and supporting the integration of Indigenous Health projects within the CFMS and chairing our national Indigenous Health Committee. They will be empowered to highlight and address issues within our system and partnering organizations to ensure that we are aligned. The DOIH will work collaboratively with the Portfolio Directors and other CFMS Board Executives to ensure the inequities that exist in the health status of Indigenous people and how the history of colonialism in Canada has continued to contribute to these inequities are challenged with the full support of the team. The DOIH will represent the CFMS in spaces such as the AFMC Indigenous Health Committee and work with partners such as the National Consortium on Indigenous Medical Education. They will be supporting projects at the local level via  Local Officers of Indigenous Health (LOIHs). They will be supported in hosting an annual Indigenous Health Portfolio meeting to create space for dialogue and learning on ways we can continue to support our Indigenous learners and allies. As this is a new role we are excited to support the direction of this role as it grows and shapes. Please learn more about the role by reviewing the Director of Indigenous Health Terms of Reference. To inquire about this new position, please reach out to CFMS President Santanna Hernandez at [email protected]

Regional Directors

Six positions are currently held for regional representation to the CFMS Board of Directors. Regional Directors are voting members of the Board and ensure that the Board is updated on developments at all of the member schools. Regional Directors serve as liaisons between the Board and the medical society representatives and presidents. Each regional director serves as an attaché to one CFMS portfolio, as per the Dyad model, under the direction of the President to ensure communication between the Board and medical societies. Regional Directors are expected to report on the affairs of constituent medical schools as well as communicate the affairs of the Board within their region.

Atlantic Regional Director 

The position of Atlantic Regional Director is a one-year term. Please learn more about the role by reviewing the Atlantic Regional Director Terms of Reference. To reach out to our current Atlantic Regional Director, Stephanie Roberts, please email [email protected]

Quebec Regional Director 

The position of Quebec Regional Director is a one-year term. Please learn more about the role by reviewing the Quebec Regional Director Terms of Reference. To reach out to our current Quebec Regional Director, Sara Abdessamie, please email [email protected]

Ontario Regional Director 

The position of Ontario Regional Director is a one-year term. Please learn more about the role by reviewing the Ontario Regional Director Terms of Reference. To reach out to our current Ontario Regional Directors, Victoria Turnbull & Surabhi Sivaratnam, please email [email protected]

 

FRANÇAIS

APPEL DE CANDIDATURES : CONSEIL D’ADMINISTRATION DE LA FEMC ÉLECTION PARTIELLE DE 2022-2023

À propos du SSFC

Depuis plus de quarante ans, La Fédération des étudiants et des étudiantes en médecine du Canada (FEMC) est la voix nationale qui représente plus de 8 300 étudiants en médecine dans quinze écoles à travers le Canada.

Notre triple mandat vise à :

   1. Communiquer aux étudiants en médecine les questions nationales d’éducation médicale d’importance, faciliter la communication et relier les étudiants en médecine entre les écoles membres.

   2. Fournir des services qui soutiennent les besoins des étudiants en médecine membres.

   3. Soutenir les étudiants en médecine en représentant leurs voix au sein des organisations nationales qui dirigent ou influencent l’environnement politique ou la prestation de la formation médicale au Canada. Elle représente également des étudiants en médecine dans des organisations ayant de vastes mandats en matière de soins de santé.

La Fédération des étudiants et des étudiantes en médecine du Canada tiendra une élection partielle ors d’une assemblée générale special (AGS) le 7 août 2022. Au cours de cette réunion, nous sommes impatients d’élire des étudiants en médecine pour les postes suivants pour le conseil d’administration 2022-2023 de la FEMC, qui sont resté vacant au début de l’AGA à Calgary, en Alberta:  

·   Vice-président, Communications (1)

·   Directeur de la santé des Autochtones (2) *NOUVEAU*

·   Directeur régional de l’Atlantique (1)

·   Directeur régional du Québec (1)

·   Directeurs régionaux de l’Ontario (1)

Exigences:

Les personnes intéressées doivent remplir ce formulaire en ligne qui demande les renseignements suivants :

·  Nom et adresse e-mail

·  Une photo

·  Une brève biographie/ lettre d’intention (pas plus de 250 mots)

·  Un CV condensé (pas plus de 2 pages)

Les candidatures pour tous les postes du Conseil exécutif de la FEMC 2022-2023 doivent être reçues au plus tard le dimanche 31 juillet 2022 à 23 h 59 HAP. Les mises en candidature seront fermées strictement pour le moment.

Processus de mise en candidature :

La FEMC reconnaît trois élections distinctes:

  1. Élection du Président
  2. Élection des vice-présidents et des administrateurs de portefeuille
  3. Élection des directeurs régionaux

Veuillez noter que les personnes sont autorisées à se présenter à un poste dans chacune des trois élections ci-dessus. Par exemple, une personne peut soumettre des candidatures pour le président, le vice-président des communications et le directeur régional de l’Ouest en même temps. Les catégories d’élection seront élues dans l’ordre indiqué ci-dessus, en commençant par le président et en terminant par les directeurs régionaux. Si une personne est élue à un poste, sa candidature à des postes subséquents sera automatiquement retirée. Les personnes intéressées à se présenter à plusieurs postes doivent remplir le formulaire en ligne pour tous les postes au plus tard à 23 h 59 HAP le dimanche 31 juillet 2022.

Remarque : les élections présidentielles n’auront pas lieu dans le cadre des élections partielles, car le rôle a été rempli à la SGM.

Rapidement après la clôture des candidatures, l’Assemblée générale aura accès à la lettre d’intention et au CV des candidats. Les candidats qui se présentent à des postes secondaires dans les catégories suivantes peuvent choisir de garder les candidatures secondaires privées jusqu’à ce que les résultats soient terminés pour les élections les plus importantes - à ce moment-là, s’ils échouent et souhaitent toujours se présenter à d’autres postes pour lesquels ils ont soumis une candidature, la candidature peut être téléchargée sur le site Web et partagée publiquement.

Qui peut courir?

Conformément aux règlements administratifs du SSFC, « seuls les étudiants en médecine et les membres individuels qui ont atteint l’âge de dix-huit ans, sont en règle avec la Fédération et le gouvernement fédéral conformément à la Loi, et ont la capacité de conclure un contrat sont admissibles à l’élection au conseil d’administration ».

Bien que l’on encourage fortement l’expérience antérieure du fonctionnement de la FEMC, elle n’est pas requise. Les candidats sont encouragés à communiquer avec les personnes qui occupent le poste pour lequel ils se présentent, ou d’autres personnes qui pourraient vous aider à mieux comprendre le rôle et les responsabilités. Les candidats sont également encouragés à lire le mandat des postes pour lesquelles ils se présentent. Veuillez noter qu’il y a eu de nombreux changements dans l’organisation au cours de la dernière année, et pendant que nous travaillons à la mise à jour de notre mandat, il est conseillé de demander également l’avis des titulaires de poste pour la description la plus précise des rôles à l’heure actuelle. Les candidats ne sont pas autorisés à faire campagne par le biais de publicités sur les médias sociaux, et les personnes ayant une adresse de courriel actuelle de la FEMC ne peuvent pas l’utiliser pour faire campagne à partir de. 

La FEMC s’est engagé à promouvoir l’équité, la diversité et l’inclusion à tous les niveaux de l’organisation. Il est essentiel que nous ayons un leadership qui reflète la diversité de la profession médicale et des communautés que nous servons. Nous encourageons les candidatures de candidats de tous les milieux et de toutes les expériences, en particulier ceux qui ont été historiquement sous-représentés en médecine tels que les femmes, 2SLGBTQ2IA, les peuples autochtones, les personnes handicapées, les minorités visibles / groupes racialisés et d’autres groupes sous-représentés.

Le travail effectué pour favoriser l’équité, la diversité et l’inclusion relève de la responsabilité de tous les membres du conseil d’administration de la FEMC et a été intégré au mandat de chaque poste et aux règlements administratifsde l’organisation afin de le souligner.   

Tous les candidats doivent examiner le Code de conduite du SSFC avant de soumettre une candidature, afin de s’assurer que vous êtes à l’aise avec les attentes d’un conseil d’administration de la FEMC.

Afin d’encourager la transparence et l’adhésion au programme pour les fonctions du conseil d’administration compte tenu de l’engagement de temps important, les étudiants en médecine qui sont intéressés à se présenter au conseil d’administration de la FEMC devraient envisager de discuter de l’opportunité avec leur programme médical avant de se présenter. 

À des fins de planification, veuillez noter qu’en plus d’assister à l’AGA 2022, à l’AGS 2023 et à l’AGA 2023, le conseil exécutif du SSFC assiste à une réunion du conseil d’été de 2 jours, à une réunion du conseil d’administration d’automne de 3 jours, à une réunion d’hiver du conseil d’administration de 2 jours et à une autre réunion d’été du conseil d’administration de 2 jours.

Processus électoral:

Les élections auront lieu lors de l’assemblée générale spéciale (AGS) de la FEMC sur Zoom qui se tiendra le 7 août 2022. Les élections des vice-présidents et des directeurs de portefeuille auront lieu le matin et les élections des directeurs régionaux auront lieu l’après-midi. L’heure de la réunion sera fixée pour s’adapter à tous les fuseaux horaires et, en tant que telle, tombera quelque part vers le milieu de la journée.

Les votes seront exprimés par les représentants de la société d’étudiants en médecine et les membres du conseil d’administration de la FEMC, comme il est indiqué dans les règlements administratifs du SSFC.Toutes les élections de la FEMC seront menées conformément aux règlements administratifs du SGFC et au Document de politique sur les élections du SSFC d’une manière qui maintient le plus haut niveau d’intégrité du processus.  

Discours :

Tous les candidats devront prononcer un bref discours. Les discours seront prononcés en direct sur Zoom ou par procuration (lus par le président sortant ou un membre désigné de la société médicale des étudiants) si l’étudiant n’est pas en mesure d’y assister. Pour les candidats au poste d’administrateur et de vice-président, les discours ne doivent pas avoir plus de trois (3) minutes, suivis d’une période de questions de trois (3) minutes.

Les périodes de questions seront animées par le directeur du scrutin en chef. Si un candidat n’est pas en mesure d’y assister en personne, il sera appelé à la réunion pour répondre aux questions après que le mandataire a lu le discours en son nom. Veuillez noter que les discours enregistrés sur vidéo ou diffusés sur le Web ne sont pas autorisés. Les contraintes de temps désignées seront imposées par le directeur du scrutin en chef.

Les candidats doivent aviser [email protected] d’ici le 6 août 2022 s’ils souhaitent prononcer un discours par procuration.

Détails du terme

Les membres nouvellement élus du conseil d’administration, y compris les directeurs régionaux, les directeurs de portefeuille et les vice-présidents élus dans le cadre de l’élection partielle à l’assemblée générale special de 2022, entreront officiellement en fonction à la fin de l’AGA 2022 de la FEMC, du 16 au 17 septembre à Vancouver, en Colombie-Britannique. La période comprise entre la AGS 2022 et l’AGA 2022 est désignée comme période de transition pour que les nouveaux membres du conseil d’administration apprennent leurs rôles et se préparent pour leur mandat. Chaque poste est d’une durée d’un an se terminant à l’AGA 2023.

Veuillez consulter les rapports de l’exécutif (affichés sur la page Web de l’assemblée générale du printemps 2022), le mandat et les règlements administratifs pour obtenir de plus amples renseignements sur chaque poste. Une brève description de chaque poste se trouve également ci-dessous. Nous vous encourageons fortement à parler avec la ou les personnes qui occupent les postes actuellement pour plus d’informations également. Pour toute question, veuillez communiquer avec notre directrice générale, Victoria Radburn, à [email protected]

Veuillez consulter le document ci-joint pour obtenir la description des postes disponibles. Nous vous encourageons sincèrement à envisager de postuler à ces postes. C’est une excellente occasion de s’impliquer, de faire une différence et de faire partie intégrante d’une organisation étudiante efficace et réputée.

Postes disponibles

Vice-président, Communications

Le vice-président des communications (vice-président des communications) est responsable des communications internes et externes, y compris la stratégie et les politiques, le site Web et les publications dde la FEMC. Le vice-président comms modère activement la liste de diffusion de messagerie représentative et d’autres serveurs. Ils sont chargés de maintenir des contacts réguliers avec les représentants individuels de la FEMC et les sociétés médicales. Le vice-président des communications est responsable de certaines communications avec des organisations externes et devrait être familier avec l’exercice de rédaction d’un communiqué de presse et de diffusion de l’information dans les médias. Le vice-président des comms travaille avec le directeur général pour faciliter les partenariats avec d’autres organisations. Le vice-président des communications travaille en étroite collaboration avec les coordonnateurs des communications pour chaque portefeuille afin de faciliter l’uniformité de l’image de marque et des messages du contenu. Le poste implique une collaboration étroite avec le personnel de la technologie de l’information et facilite les mises à jour du site Web. Le vice-président des communications a la responsabilité globale de la présence sur le Web du SSFC, notamment en veillant à ce que tout le contenu du site Web, des médias sociaux et du SSFC mensuel soit à jour et reflète la stratégie globale de communication du SSFC. Veuillez en apprendre davantage sur le rôle en consultant le mandat du vice-président des communications.Pour communiquer avec notre vice-présidente actuelle des communications, Danielle Judd, veuillez envoyer un courriel à [email protected]

Directeurs de la santé des Autochtones

Les directeurs de la santé des Autochtones sont chargés de coordonner et d’appuyer l’intégration des projets de santé des Autochtones au sein de la FEMC et de présider notre Comité national sur la santé des Autochtones. Ils seront habilités à mettre en évidence et à résoudre les problèmes au sein de notre système et des organisations partenaires pour s’assurer que nous sommes alignés. Le DSA travaillera en collaboration avec les directeurs de portefeuille et d’autres cadres du Conseil du SSFC pour s’assurer que les iniquités qui existent dans l’état de santé des peuples autochtones et la façon dont l’histoire du colonialisme au Canada a continué de contribuer à ces iniquités sont remises en question avec le plein appui de l’équipe. Le DSA représentera la FEMC dans des espaces tels que le Comité de la santé autochtone de l’AFMC et travaillera avec des partenaires tels que le Consortium national sur l’éducation médicale autochtone. Ils appuieront des projets à l’échelle locale par  l’entremise d’agents locaux de la santé des Autochtones (ERP). Ils recevront de l’aide pour organiser une réunion annuelle du portefeuille de la Santé des Autochtones afin de créer un espace de dialogue et d’apprentissage sur les façons dont nous pouvons continuer à soutenir nos apprenants autochtones et nos alliés. Comme il s’agit d’un nouveau rôle, nous sommes ravis de soutenir l’orientation de ce rôle à mesure qu’il grandit et se forme. Veuillez en apprendre davantage sur le rôle en consultant le mandat du directeur de la santé des Autochtones. Pour vous renseigner sur ce nouveau poste, veuillez communiquer avec la présidente de la FEMC, Santanna Hernandez, à [email protected]

Directeurs régionaux

Six postes sont actuellement occupés pour la représentation régionale au conseil d’administration de la FEMC. Les directeurs régionaux sont les membres votants du conseil et veillent à ce que le conseil soit informé des développements dans toutes les écoles membres. Les directeurs régionaux assurent la liaison entre le conseil d’administration et les représentants et présidents de la société médicale. Chaque directeur régional agit à titre d’attaché à un portefeuille de la FEMC, selon le modèle Dyad, sous la direction du président afin d’assurer la communication entre le conseil d’administration et les sociétés médicales. On s’attend à ce que les directeurs régionaux rendent compte des affaires des écoles de médecine constituantes et communiquent les affaires du conseil dans leur région.

Directeur régional de l’Atlantique  

Le poste de directeur régional de l’Atlantique est d’un an. Veuillez en apprendre davantage sur le rôle en consultant le mandat du directeur régional de l’Atlantique.Pour communiquer avec notre directrice régionale actuelle de l’Atlantique, Stephanie Roberts, veuillez envoyer un courriel à [email protected]

Directeur régional du Québec  

Le poste de directeur régional du Québec est d’un mandat d’un an. Veuillez en apprendre davantage sur le rôle en consultant le mandat du directeur régional du Québec. Pour communiquer avec notre directrice régionale actuelle du Québec, Sara Abdessamie, veuillez envoyer un courriel à [email protected]

Directeur régional de l’Ontario  

Le poste de directeur régional de l’Ontario est d’un mandat d’un an. Veuillez en apprendre davantage sur le rôle en consultant le mandat du directeur régional de l’Ontario.Pour communiquer avec nos directeurs régionaux actuels de l’Ontario, Victoria Turnbull et Surabhi Sivaratnam, veuillez envoyer un courriel à [email protected]

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